تشکر محترمانه از اساتید

یه چیز خیلی مهم که باید همیشه در دنیای آکادمیک مدنظر داشت محترمانه بودن همه ایمیل ها و روابط هست. کلا اصل بر احترام متقابل در هر شرایطی است. 

ایمیل محترمانه به اساتید

از اونجایی که تعداد اساتیدی که به من جواب دادن خیلی خیلی کم بودند تصمیم گرفتم که از همشون تشکر کنم. البته اگر همه این کار رو کنن که خوب نیست اما دیدم همه نمیکنن برای همین گفتم چرا من نکنم.

Dear Prof. ..................,

It was a great honor for me to join your research group, but unfortunately, I didn't get an admission from USC. By this email, I am going to thank you for answering my emails, and considering my application. Maybe our paths will cross again one day. Either way, I wish you all the best.

Sincerely,
..................

یک خاطره در این مورد

چند وقت پیش یکی از بچه ها یک ایمیلی از یکی از استادا گرفته بود که این دوست ما فکر کرده بود که استاد بهش توهین کرده و کلا ماجرا را اینطور برداشت کرده بود که: تو چطور آدمی هست که ایمیل هاتو دیر به دیر جواب میدی و اصلا وظیفه من نبوده که اینقدر پیگیر ادمیشن برات باشم و ... خلاصه اینم یه جواب تندی برای استاد فرستاده بوده که اصلا دیگه نمیخوام با تو کار کنم!!! 

من که ایمیل استاد رو خوندم فهمیدم که استاد فقط توش توضیح داده بود که من بیشتر از وظایفم برای شما کار انجام دادم اما شما هر چند وقت یکبار میایی و ایمیل هاتو جواب میدی و یه جورایی گله کرده بود. اصلا چیزی بی احترامی یا توهین آمیز نبود و کلا اصل هم بر همین هست ولی توی اون شرایط این دوست ما اینطوری برداشت کرده بود و اون کار اشتباه رو هم کرد.

رد کردن درخواست دانشگاه های قبول شده

خب بعد از اینکه دانشجو تصمیم نهایی رو میگیره که کدوم دانشگاه بره و دیگه مطمئنه که تصمیمش عوض هم نمیشه باید به دانشگاه هایی که بهش پذیرش دادن ایمیل بزنه و اطلاع بده که نمیتونه درخواستشون رو قبول کنه.

متن ایمیل بگردید توی اینترنت زیاده به عنوان نمونه من اینو فرستادم:

June 29, 2012

To whom it may concern:

     Thank you for offering me acceptance to your ......................... Ph.D. program. You know that decision about the graduate school is a hard decision that may affect several years of one's life. After a long deliberation, finally I made my decision about your offer. Although I like this program and your school, I regret to inform you that can not accept your offer at this time as I am going to accept another school's offer.

     I am very grateful to you for all you did during the admission process and after that. If I find out that I made a wrong decision, I would be interested to apply for your program again. Thank you for considering me as a student.

Sincerely,
.............. ................

نامه باید خلاصه و محترمانه باشه و از کلماتی مثل regret و ... توش استفاده بشه. برای من یه کم طولانیه اما اندازه اش بازم مناسبه.

نکاتی در مورد ایمیل زدن به اساتید

موقع ایمیل زدن به استادا نکاتی رو باید مد نظر قرار بدید:

• انتظار جواب نداشته باشید
• به چند تا استاد یک دپارتمان همزمان ایمیل نزنید
• به استادی که کارش به شما بی ربطه (نه کم ربط) ایمیل نزنید.
• ایمیل باید محترمانه باشد.
• درکتون رو از جامعه آکادمیک درست کنید. برخلاف جامعه حرفه ای صنعت که بیشتر بر اساس حرفه ای بودن روابط تعریف شده است, توی جامعه آکادمیک این روابط تا حدی احساسی هم هستن. شما توی صنعت وقتی که اپلای میکنید برای جایی و یا رزومه میفرستید صرف نظر از خیلی مسائل تجربیات شما بررسی میشه و این نیست که چون مسئول مصاحبه از قیافه شما خوشش نیاد بهتون کار نده. اما توی دانشگاه و استاد اینطوری نیست. استاد دوست داره با کسی کار کنه که واقعا راحت باشه و برای همین احتمالا خیلی پارامترهایی انسانی غیرقابل اندازه گیری میاد وسط. مثلا ممکنه که دوست داشته باشه با یه نفر هم ملیت خودش کار کنه و ...
• ایمیل باید متواضعانه باشه. حتی اگر یه نفر از استاد هم بهتر باشه (که 99.99% نیست) خوب نیست که از موضع بالا صحبت کنه. شما فرض کنید که قراره با یه نفر همکاری ای رو شروع کنید. این همکاری نیازمند یک مشارکت و توافق دو طرفه هست.
• (ببخشیدا اما) ایمیل زدن یعنی مخ زنی. یعنی شما بتونی مخ استاد رو بزنی که دوست داشته باشه با شما کار کنه. ببخشید در این یک مورد من نمیتونم کمکی کنم آخه هیچ تجربه ای ندارم.
• استاد پیدا کردن معادل ادمیشن نیست اما 70% شانس موفقیت رو افزایش میده. عرض کردم اینجا با یه جامعه حرفه ای طرف نیستید و خیلی سلیقه ای تر از چیزیکه حداقل من فکر میکردم با موضوعات برخورد میشه. مثلا شما اگر شرایطتون خیلی از بقیه اپلیکنت ها بهتر باشه این احتمال وجود داره که چون استادی پیدا نکردید (نشده) که باهاش کار کنید شما ریجکت بشید و یه نفر حتی مینیمم ها رو هم نداشته باشه ولی یه استاد بخواد باهاش کار کنه اما قبولش کنن.
• ایمیل زدن رو جدی جدی جدی بگیرید. من خودم خیلی جدی نگرفتم که اشتباه کردم. اما بذارید بگم که کسی که RA میگیره معمولا یه دانشگاه بالاتر از لیاقتش هم میتونه بره. ادمیشن کامیتی هم همین استادا هستن و مگه میشه که استادی فاند داشته باشه و بگه من این دانشجو رو میخوام و بهش ندن (البته استاد نامرد کم نداریم که وقتی میبینه یکی بهتر پیدا شد دیگه کاری به اون یکی نداره)
• شرایط امریکا رو به بهبودیه و احتمال داره سال آینده شرایط پیدا کردن استاد هم بهتر بشه.
• استرالیا و ... خیلی استاد پیدا کردن تاثیری در پذیرش نداره اما توی کانادا و 80% امریکا مساوی مرگ هست.
• اولین ایمیل باید جذاب باشه که نظر استاد رو جلب کنه.
• ایمیل نباید حالت تمپلیتی باشه که برای همه قابل فرستادن باشه. یعنی مشخص باشه که شما همین استاد رو مخاطب کردید و ایمیل زدید. مثلا حتما اسم استاد باید باشه, حتما باید زمینه تحقیقاتی مورد علاقه اتون (که با استاد مشترکه) رو اشاره کنید و ...
• معمولا ایمیل ها اینطورین: 1- معرفی اولیه فرد 2- صحبت در زمینه های مشترک تحقیقاتی 3- درخواست همکاری (مشخصه که هر کسی میتونه هر جوری بنویسه)
• روی عنوان ایمیل گیر نباشید و همینقدر که بنویسید Interested in doing research on ...  یا Applying for Phd کفایت میکنه. استادی که دانشجو بخواد میفهمه و باز میکنه.
• ایمیل زدن رو زود شروع کنید, حتی اگر جوابی نمیگیرید همینکه استاد هم بگه وضع فاندم مشخص نشده هنوز باز بهتر از اینه که دیر شروع کنید و نرسید ایمیل بزنید. مخصوصا توی مهر و آبان که امتحانات هست و کسی حوصله این کار رو دیگه نداره (مگه امتحانا رو زودتر بدید که اگر بتونید بهتر هم هست)
• اول استاد پیدا کنید و بعد اپلای کنید. اگر استادی پیدا نکردید توی دانشکده ای که بهتون جواب بده, بهتره یا اپلای نکنید یا بدونید که شرایطتون خیلی بهتر از بقیه اپلیکنت های اونجاست. من خودم توی تمام دانشگاه های تاپی که اپلای کردم UCI, USC و UCSD و... استاد پیدا کرده بودم (اما خب بهتر از من اونجا اپلای کردن و من قبول نشدم) ولی توی تمام انتخاب های متوسطم استادی که بهم جواب بده پیدا نکرده بودم ولی از همشون ادمیشن بدون فاند گرفتم. بعدا دیگه معجزه شد یکیشون بهم TA داد.
• از ایمیل دانشگاه های ایران ایمیل نزنید. ایمیل های دانشگاه های ایران روی سرورهای دانشگاه هستن که معمولا با نوسانات اینترنت به مشکل میخورن. پارسال یه کشتی ای بود هی لنگرش میخورد به سیم اینترنت و اینترنت قطع میشد. این باعث شد که یه سری از بچه ها (از جمله خودم) که از ایمیل دانشگاه ایمیل میزدیم جواب استادا رو نگیریم. (البته ایمیل هایی که من از دست دادم برام مهم نبودن چون از استرالیا بود و بعدا استاده خودش دوباره از طریق دانشجوی ایرانیش پیگیری کرد و من دیگه استرالیا اپلای نکردم)
• دانشگاه با دانشگاه فرق میکنه. استاد با استاد فرق میکنه.
• حتما رزومه اتون رو به صورت فایل PDF به نامه پیوست کنید. رزومه مختصر در حد 2-3 صفحه خوبه.
• نامه رو یه جوری بزنید که صبح برسه دست استاد و روز تعطیل هم نباشه بهتره. من جواب هایی که گرفتم که فاند نداریم و... اکثرا وقتی بود که اونور صبح بود و حالا ایمیل رسیده بود دست استاد و در یک کلمه مثلا میگفت فاند ندارم. احتمالا اگر ساعت دیگه ای بود اصلا جواب نمیداد.
• اگر سایت دارید لینک سایتتون رو بذارید برای استاد. اگر ندارید میتونید از sites.google.com استفاده کنید. اگر دیگه نمیتونید مهم نیست هیچ استادی بیکار نیست بیاد توی سایت شما! معمولا همون رزومه اتچ شده رو باز میکنن فقط.
• متن ها رو تکست خالی بنویسید بهتره. یعنی فونت و رنگ و درشت کردن و ... استفاده نکنید. عکس و ... هم که اصلا نذارید.
• ایمیل رو مختصر و مفید بنویسید.
• اگر کسی رو میشناسید که زبان خیلی خوبی داره حتما ازش کمک بگیرید. من کسی رو نداشتم اما یکی از دوستام داد یه نفر حرفه ای براش نوشت و وقتی متن رو میخوندی لذت میبردی از گرامر و کاربرد لغات. ولی زبان خودش از منم بدتر بود.

فکر کنم همه نکات مهم رو گفتم. قبلا هم یه چیزایی نوشته بودم که اونا رو هم دوست داشتید مطالعه کنید.

تمپلیت برای ایمیل زدن

از اول بگم که اصلا تمپیلیت دیگران به درد شما نمیخوره. هر کسی باید تمپلیت خودشو درست کنه و مطابق با شخصیت خودش باشه.

من خودم اینو نوشتم و میفرستادم که احتمالا اصلا به درد هیچ کسی نخوره, چون هیچ استادی به من جواب نداد. احتمال داره نامه من خیلی بد بوده باشه و یا اینکه من بدشانس باشم.

Dear Prof. ...,

     I have a Master's degree in the field of ... from University .... . I would like to pursue my graduate studies toward PhD, and I found some of your research projects interesting.

     I am a diligent student with GPA 18 of 20 and TOEFL 100. I also have some research experiences and several publications in the field of ..., specifically .... and .....

     I came to know about you and your researches via your website and some of your papers. It would be a great honor for me to attend your department and be your student. I was wondering whether you have any opening position in your group for the next fall or not. Thank you for your time and consideration.

Best regards,
.....
http://....

من برای بعضی استادا یه چیز کاملا منحصر به فرد اون استاد هم مینوشتم ولی هیچ کدومشون حتی به اون منحصر به فرده هم جواب ندادن. نوشتن اونا بعضا 3-4 تا ساعت طول میکشید اما وقتی جوابی نمیگیری فرقی نمیکنه. بنابراین به نظرم همین که یه تمپلیت داشته باشید کافیه. بنابراین توصیه میکنم حداقل برای اولش تمپلیت داشته باشید, بعد اگر استاد جواب داد میشه کم کم راضی اش کرد.

بعضی ها میرن یه ریسرچ پروپوزال هم تعریف میکنن و میفرستن که مثلا به استاد نشون بدن که.....

نحوه ایمیل به اساتید

پیش شرط: شما باید قبلا تحقیق کرده باشید و یا یک کاری بلد باشید که به درد یک استادی بخورید. 

پیش شرط 2: اینترنت مناسب با سرعت هر چی بیشتر و بدون محدودیت تهیه کنید. با دیال آپ که نمیشه. با 128Kb هم واقعا جانفرساست. سرعت اینترنت با آرامش اعصاب و صرفه جویی در زمان ایمیل به اساتید نسبت مستقیم داره. ترجیحا در مناسبت هایی که اینترنت وحشتناک کند میشه یا https قطع میشه اقدام به این کار نکنید.

مراحل ایمیل زدن

از لیست 1 اکسلی که قبلا توضیح دادم یکی یکی شروع میکنید:

1- اسم دانشگاه رو توی ویکی پدیا بزنید و یه کم با دانشگاه آشنا بشید.

2- از همونجا لینک دانشگاه رو بزنید و باز کنید (بعضی وقتا نیست باید توی گوگل بگردید)

3- از اونجا وارد دپارتمان مربوطه بشه. مثلا دپارتمان مهندسی یا دپارتمانی به اسم رشته خودتون. باید بدونید که رشته ای که میخواهید توی کدوم دپارتمان ارائه میشه. بعضی رشته ها که چند وجههی هستند باید چندین دپارتمان رو چک کنید. بعضی سایت ها اول باید وارد قسمت graduate بشید.

4- از دپارتمان لیست faculty ها رو ببینید. بعضی دانشگاه ها این لیست طولانیه و بعضی ها کوتاه. هرچی لیست کوتاه تر باشه احتمال اینکه شما ادمیشن بگیرید هم ممکنه کم بشه چون اگر نتونید هیچ استادی پیدا کنید و یا فقط یک استاد کارش به شما بخوره و آخرش نخواد شما رو بگیره حتما ریجکت میشید.

5- اساتیدی که ریسرچشون به شما میخوره رو انتخاب کنید و وارد شیت دوم فایل اکسلتون کنید. حتما صفحه شخصی استاد رو چک کنید و ببینید که چه فکری میکنه.

6- اگر چیزی خیلی اختصاصی در مورد استاد وجود داره سعی کنید توی همون فایل یادداشت کنید. حتی میتونید نظرتون رو هم راجع به استاد بنویسید. مثلا بگید که آدم مغروریه و ... میتونید نکات مهم رو هم به oneNote منتقل کنید.

7- به استادی که فکر میکنید بیشتر خوشتون میاد باهاش کار کنید ایمیل بزنید و تاریخشو توی اون فایل یادداشت کنید.

توی هر دپارتمان ممکنه بین صفر تا 3-4 تا استاد باشن که بتونید باهاشون کار کنید. کافیه که به اولی بزنید و اگر جواب نداد به فاصله چند روز به دومی بزنید. اینطوری میتونید همزمان به هر چند دانشگاه ایمیل بزنید بدون اینکه اساتید دپارتمان ها بدونن که شما دارید به همه ایمیل میزنید.

اگرچه به نظر پروسه طولانی ای هست اما اگر به طور منظم اینطوری که میگم انجام بدید خیلی کمتر میشه. دپارتمان هایی که هیچ استاد مرتبط با کار شما ندارن رو راحت بذارید کنار چون ادمیشن هم بگیرید هزار تا دردسر دارید.

اساتیدی که ریسرچ های نزدیک دارن رو هم یادداشت کنید. ممکنه که شما قبلا روی اون موضوعات استاد دقیق کار نکرده باشید اما بتونید از پس اون کار بر بیایید. به این استادا بعدا ایمیل بزنید.